Personvernerklæring
Hvordan personopplysninger behandles i appen Avielo.
1. Hvem er ansvarlig, og rollefordelingen
Avielo er en plattform som norske idrettsklubber bruker til å organisere lagene sine — treninger, kamper, beskjeder, påmeldinger, økonomi og mer.
Din idrettsklubb er behandlingsansvarlig (data controller) for opplysningene om deg og eventuelle barn du er foresatt for. Avielo — drevet av SPORTSTAVLE ANDERSEN (org.nr. 928 621 324) — er klubbens databehandler og behandler opplysninger kun på klubbens instruks, etter en databehandleravtale.
- Klubben (behandlingsansvarlig) bestemmer hvilke opplysninger som registreres, hvem som får tilgang, og hvor lenge de lagres.
- Avielo (databehandler) leverer teknologien, drifter løsningen og følger klubbens instruks.
Vil du bruke rettighetene dine (innsyn, retting, sletting m.m.), kontakter du klubben din — kontaktinformasjon finner du i appen og i klubbens egen personvernerklæring. Spørsmål om selve plattformen kan rettes til kontakt@avielo.no.
2. Hvilke opplysninger vi behandler
- Kontakt- og medlemsdata: navn, e-post, telefon, fødselsdato/alder, lagtilhørighet, rolle, relasjon foresatt–barn.
- Konto: innloggingsinformasjon (passord lagres kryptert), øktinformasjon.
- Aktivitet: beskjeder, oppmøte, kjøreplan, dugnad, påmeldinger.
- Sportslig: kampstatistikk, treningstester, highlights og — ved samtykke — spillerens egenrefleksjon etter kamp.
- Min utvikling (ved samtykke): treningsdagbok (økter, varighet, hardhet, følelse, stikkord og spillerens egne notater), treningsprogram og gjennomførte sett, fokusmål, trenerens tilbakemelding og forberedelser til utviklingssamtale. Se punkt 5.
- Økonomi: utlegg, egenandeler, betalinger og kvitteringer/bilag.
- Teknisk: IP-adresse, bruker-ID, handling og enhetstype i sikkerhets- og revisjonslogger (se punkt 10).
3. Formål og behandlingsgrunnlag
| Formål | Grunnlag (GDPR art. 6) |
|---|---|
| Drive laget og klubben (lagliste, kamper, beskjeder, oppmøte) | Nødvendig for medlemsforholdet / berettiget interesse (6.1.b/f) |
| Regnskap og lagring av bilag | Rettslig forpliktelse (6.1.c) — bokføringsloven |
| AI-avlesning av kvitteringer | Berettiget interesse i effektiv regnskapsføring (6.1.f) |
| Spillerutvikling, Min utvikling og AI-coaching | Samtykke (6.1.a) — frivillig, se punkt 5 |
| Push-varsler | Samtykke (6.1.a) — kan slås av når som helst |
4. Automatisk avlesning av kvitteringer (AI)
Når en kvittering for utlegg lastes opp, kan systemet sende bildet av kvitteringen til vår AI-leverandør Anthropic PBC for automatisk avlesning av leverandør, beløp, dato og foreslått kategori.
- Grunnlag: berettiget interesse i effektiv regnskapsføring (art. 6.1.f).
- Oppbevaring hos leverandøren: bildet lagres ikke permanent hos Anthropic — det behandles for avlesningen, oppbevares kun kortvarig for sikkerhetskontroll og slettes deretter. Det brukes ikke til å trene AI-modeller.
- Bilaget lagres deretter i klubbens regnskap i 5 år, jf. bokføringsloven § 13.
- Frivillig: du kan alltid registrere kvitteringen manuelt i stedet for å bruke automatisk avlesning.
5. Spillerutvikling og AI-coaching (frivillig)
For spillere der det er gitt samtykke kan appen samle spillerens egne refleksjoner etter kamp sammen med treningstester og kampstatistikk, og sende dette til vår AI-leverandør (Anthropic) for å lage forslag til individuell trening. Opplysningene behandles av leverandøren for å lage svaret og lagres ikke permanent der, og brukes ikke til å trene AI-modeller. Spillerens opplysninger lagres i klubbens egen database.
- Hva AI-en gjør. Utviklingsnotatet til treneren er et utkast som en trener alltid går gjennom før det brukes. Det spilleren skriver i kamp- og sesongrefleksjonen, gir et kort, støttende svar rett til spilleren. Analysen i Mine tall og svarene fra Spør coachen går også rett til spilleren, uten at en trener ser over dem først. Det fattes ingen avgjørelse om spilleren utelukkende basert på automatisk behandling (jf. art. 22).
- Samtykke kreves. Funksjonen er frivillig og av som standard. For spillere under 18 år innhentes samtykke fra foresatte; spillere over 18 samtykker selv. Den digitale samtykkealderen i Norge er 13 år (personopplysningsloven § 5) — for spillere under 13 år gis samtykke alltid av foresatte. Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede har skjedd.
- Spør coachen. Spillere kan stille egne spørsmål til AI-coachen fra det året de fyller 16, og bare med samtykke til Full tilgang. Spørsmålet sendes til AI-leverandøren, men lagres ikke i appen.
- Ikke for helseopplysninger. Funksjonen er ment for sportslig refleksjon, ikke for helse. Appen stopper tekst som ser ut til å handle om skade eller sykdom, men et filter fanger ikke alt. Dersom helseopplysninger likevel registreres, slettes de uten ugrunnet opphold og brukes ikke i AI-behandlingen — spilleren får beskjed om å kontakte foreldre og trener. Skader og helse håndteres utenfor appen.
- Navn og fødselsdato. Fødselsdato sendes ikke til AI. Utviklingsnotatet lages uten navn. I tekst spilleren selv skriver, fjerner vi navn på klubbens medlemmer før den sendes, men et filter fanger ikke alt. Kallenavn og navn utenfor klubben kan slippe gjennom, så spillere oppfordres til ikke å skrive navn.
- Tilgang. En spillers refleksjoner, AI-analyser og treningstester er kun tilgjengelig for spilleren selv, foresatte etter spillerens alder og spillerens eget trenerteam (refleksjoner bare hvis de er delt) — aldri for andre spillere eller foreldre.
- Tilbaketrekking. Samtykket kan trekkes tilbake når som helst under Min konto. Når du har bekreftet det, slettes spillerens refleksjoner, temaer, AI-analyser og AI-notater. Trenerens egne vurderinger og registrerte treningstester består, men sendes ikke til AI uten nytt samtykke. De slettes når spilleren slettes fra medlemsregisteret eller kontoen slettes.
Min utvikling: treningsdagbok, program og tilbakemelding
Min utvikling er spillerens eget sted i appen for å logge trening, følge et treningsprogram, få tilbakemelding fra treneren og se egen fremgang. Funksjonen er frivillig, av som standard og slås på av klubben. Den kan brukes fra det året spilleren fyller 13.
- Treningsdagboka er privat. Bare spilleren kan skrive i den. Treneren ser bare innlegg spilleren selv har valgt å dele. Dagboka sendes aldri til AI.
- Foresatte kan lese dagboka mens barnet er under 13 år, regnet etter eksakt alder. Barnet får vite dette i appen. Foresatte får beskjed en måned før barnet fyller 13. Fra da er dagboka bare spillerens, selv om foresatte fortsatt gir samtykke.
- Samtykke til dagboka. Dagboka åpner hvis foresatte har gitt «Full tilgang» eller har svart ja på et eget spørsmål. Gir foresatte ulike svar, gjelder det strengeste av dem som har svart. Svarer en foresatt nei, er dagboka stengt, og innlegg, program, mål, tilbakemeldinger og samtaleforberedelser slettes. Fra 18 år bestemmer spilleren selv: et ja fra foresatte står til spilleren har svart, og et nei teller ikke lenger.
- Treningsprogram. Treneren kan gi spilleren et program fra klubbens maler. Faste regler styrer fremgangen, ikke AI. For spillere 13–15 år økes aldri vekten. Treneren ser bare programøkter spilleren har delt, og antallet av dem.
- Tilbakemelding og fokusmål. Treneren skriver en tekst eller et mål til spilleren og velger selv når det deles. Trekker treneren det tilbake, slettes det.
- Utviklingssamtale. Spilleren kan forberede tre svar før samtalen. Svarene er private til spilleren deler dem, og treneren ser bare de tre svarene, aldri dagboka. Svarene sendes aldri til AI.
- Min coach. Er av som standard, og klubben slår den på. Spilleren kan skrive egne spørsmål om øvelser og programmet fra det året hen fyller 16, med Full tilgang, og må selv velge «Jeg vil bruke Min coach (AI)». Valget kan slås av når som helst, og foresatte får beskjed når en spiller under 18 slår det på. Spørsmålet sendes til AI-leverandøren sammen med programmet, uka, øvelsen og målet, og lagres ikke i appen. Min coach leser aldri dagboka, endrer ikke programmet og tar ingen avgjørelser om spilleren. Spørsmål som ser ut til å handle om smerte, skade eller sykdom sendes ikke til AI. Spilleren får i stedet smerteregelen som fast tekst, og vi teller bare hvor ofte det skjer.
- Belastningsvarsel. Treneren kan se et varsel om høy treningsbelastning. Det bygger bare på økter spilleren har delt, og er ingen medisinsk vurdering.
- Mine tall. Spillerens egne kamptall fra statistikk klubben fører, uten rangering mot andre spillere. Foresatte kan se barnets tall. Fanen er av for spillere under 13 år, med mindre klubben har slått den på.
- Tester. Tester spilleren tar i programmet, lagres i Håndball-ID, og spilleren ser sin egen fremgang. I trenerens utviklingsprofil og AI-notat brukes de bare når foresatte har samtykket til Håndball-ID.
- Kryptering. Fritekst i dagboka, trenerens tilbakemeldinger og kommentarer, trenerens eget notat og forberedelsene til samtalen lagres kryptert.
- Helse. Det finnes ingen felt for skade, smerte, søvn, sykdom eller menstruasjonssyklus. Smerteregelen i programmet er en fast tekst, og ingenting om smerte registreres.
- Kamprefleksjon. I klubber som bruker dagboka, åpner «Reflekter» på kamper dagboka, og innlegget følger reglene over. Sesongrefleksjonen og analysen i Mine tall er noe annet og følger reglene for AI-coaching over.
- Øvelsesvideoer. Videoene ligger hos YouTube. Ingenting lastes derfra før du trykker på en video. Da sendes blant annet IP-adressen din til YouTube, og videoen spilles av i personvernmodus (youtube-nocookie.com).
Andre spillere og deres foreldre ser aldri noe av dette. Trenere ser bare spillere på lag der de selv har en rolle. Klubbadministrator kan lese det treneren kan lese, men ikke skrive til spilleren.
| Innhold | Spilleren | Foresatte | Treneren |
|---|---|---|---|
| Dagbokinnlegg og programøkter som ikke er delt | Ja | Bare under 13 år | Nei |
| Dagbokinnlegg og programøkter som er delt | Ja | Bare under 13 år | Ja |
| Tilbakemelding og fokusmål fra treneren | Ja, når det er delt | Bare under 13 år | Ja |
| Spillerens egne fokusmål | Ja | Bare under 13 år | Nei |
| Forberedelser til utviklingssamtale | Ja | Nei | Bare når de er delt |
| Mine tall | Ja | Ja | Ja, i statistikken |
| Spørsmål til Min coach | Ikke lagret | Nei | Nei |
6. Informasjonskapsler og lokal lagring
Avielo benytter nødvendige informasjonskapsler og lokal lagring (localStorage/sessionStorage) for innlogging, sikkerhet og sesjonshåndtering. Disse er strengt nødvendige for at appen skal fungere, og brukes ikke til markedsføring eller sporing. Vi bruker ikke tredjeparts analyse- eller annonseverktøy.
7. Databehandlere og underleverandører
Avielo kan benytte underdatabehandlere for drift, skylagring, e-post og AI-tjenester. Alle er underlagt databehandleravtale. Hvilke som er aktuelle avhenger av hvilke funksjoner klubben tar i bruk.
| Leverandør | Formål | Sted |
|---|---|---|
| Webhuset | Drift og lagring av database/filer (hosting) | Norge |
| Anthropic PBC | AI: kvitteringsavlesning og spillerutvikling | Europa / USA (via SCC) |
| Microsoft (OneDrive) | Fillagring | EU / USA via SCC |
| PowerOffice GO | Regnskap | EØS |
| Vipps | Betaling av egenandeler | EØS |
| Google (Maps Platform) | Adresseoppslag for arrangementssteder og avstandsberegning i kjøreregning | EU / USA via SCC |
| GitHub (Microsoft) | Henter salg fra kioskens kassasystem (Susoft) inn i appen | USA via SCC |
8. Overføring utenfor EØS
Der en leverandør behandler opplysninger utenfor EØS (f.eks. i USA), skjer overføringen på grunnlag av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC) med supplerende tiltak. Målet er at AI-behandling av personopplysninger skjer i Europa.
9. Lagringstid og sikkerhetskopier
| Type | Lagringstid |
|---|---|
| Medlems- og kontaktdata | Så lenge medlemskapet varer + rimelig opprydningstid |
| Regnskapsbilag (inkl. kvitteringer) | 5 år (bokføringsloven § 13) |
| Kvitteringsbilde hos AI-leverandør | Kortvarig, deretter slettet |
| Egenrefleksjon, utviklingstemaer, AI-analyser og AI-notater | Slettes når samtykket trekkes, når spilleren slettes fra medlemsregisteret, eller når kontoen slettes |
| Trenerens vurderinger og treningstester | Slettes når spilleren slettes fra medlemsregisteret eller kontoen slettes. Består hvis bare samtykket trekkes. |
| Treningsdagbok, program, fokusmål, tilbakemelding og forberedelser til utviklingssamtale | Slettes når samtykket trekkes, når spilleren slettes fra medlemsregisteret, eller når kontoen slettes. Slår klubben av funksjonen, slettes det etter 6 uker hvis den ikke slås på igjen. Spilleren kan laste ned dagboka som PDF først. |
Personopplysninger kan inngå i sikkerhetskopier (backup). Backup lagres kryptert og slettes automatisk etter en fastsatt periode (normalt innen 30 dager).
10. Logging, tilgangskontroll og sikkerhet
- Logging: vi logger tidspunkt, IP-adresse, bruker-ID, handling og enhetstype i sikkerhets- og revisjonslogger. Formålet er sikkerhet, feilretting og revisjon.
- Tilgangskontroll: tilgang gis etter prinsippet om minste privilegium og styres etter rolle. Hver klubbs data er logisk adskilt fra andre klubbers.
- Sikkerhet: passord lagres kryptert (bcrypt), all trafikk går over kryptert forbindelse (HTTPS), og API-nøkler lagres kun på server og eksponeres aldri til nettleseren.
11. Barn
Mange av spillerne er under 18 år. Opplysninger om barn behandles med ekstra varsomhet. For sportslige og personlige funksjoner — særlig highlights, egenrefleksjon og AI-coaching — innhentes samtykke fra foresatte, og den strengeste av foreldrenes valg gjelder dersom de gir ulikt samtykke. For spillere under 13 år gis samtykke alltid av foresatte.
12. Push-varsler
Push-varsler er frivillige. De kan når som helst slås av — både i appen og i telefonens innstillinger.
13. Dine rettigheter
Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og å protestere mot behandlingen, samt å trekke tilbake samtykke. Fordi klubben din er behandlingsansvarlig, retter du slike henvendelser til klubben din (kontaktinfo i appen). Du kan også slette kontoen din direkte i appen.
- Dataportabilitet: du kan laste ned dataene dine i appen under Min konto (maskinlesbar JSON), og spilleren kan laste ned dagboka som PDF.
- Identitetskontroll: vi kan be om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din før en forespørsel behandles.
Er du uenig i hvordan opplysningene behandles, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).
14. Brudd på personopplysningssikkerheten
Dersom det oppstår et brudd på personopplysningssikkerheten som kan medføre høy risiko for de registrerte, varsler klubben — med bistand fra Avielo som databehandler — berørte personer og Datatilsynet i samsvar med GDPR artikkel 33 og 34.
15. Personvernombud
Avielo har foreløpig ikke oppnevnt personvernombud. Personvernspørsmål kan rettes til kontakt@avielo.no, eller til klubben din som behandlingsansvarlig.
16. Endringer
Vi kan oppdatere denne erklæringen. Vesentlige endringer varsles i appen. Gjeldende versjon er datert øverst.